Excel 圖表製作教學：直條圖、折線圖、圓形圖怎麼選、怎麼做

一大排數字，讀的人要花時間比較；換成一張圖，高低、趨勢一眼就看得出來。Excel 內建了十幾種圖表，不需要設計背景，幾個步驟就能做出報告可用的圖。難的不是「怎麼做」，而是「該選哪一種」。

本文以「每月銷售額」為例，用 5 個步驟帶你做出第一張圖表，並學會挑選適合的圖表類型。使用 Excel 2016、2019、2021 與 Microsoft 365 的繁體中文版，不同版本的選項文字可能略有差異。文中的圖片為示意圖，不是實際畫面。

步驟一：先把資料整理好

圖表是依照儲存格的資料自動產生的，資料整理得好，圖表就能一次做對：

• 第一列放標題，例如「月份」「銷售額」。
• 第一欄放分類，例如月份、產品名稱。
• 數值欄只放數字，不要混入文字、空白列或合併儲存格。

圖 1　整理好的資料，選取 A1:B7（示意圖）

Word 追蹤修訂與註解教學：多人修改同一份文件不再混亂

論文請老師修改、合約給對方確認、報告由組員共同編寫，只要多人編修同一份文件，最麻煩的就是「不知道誰改了什麼」。直接在檔案裡修改，改過的地方沒有紀錄，想還原也很困難。Word 的「追蹤修訂」與「註解」功能，就是用來解決這個問題。

本文以 Word 2016、2019、2021 與 Microsoft 365 的繁體中文版為例，用 5 個步驟帶你學會。不同版本的按鈕文字可能略有差異。文中的圖片為示意圖，不是實際畫面。

步驟一：開啟追蹤修訂

1. 開啟要修改的文件。
2. 點選「校閱」索引標籤。
3. 按「追蹤修訂」，讓按鈕呈現反白狀態（快速鍵：Ctrl＋Shift＋E）。

開啟之後，每一個刪除、新增或格式變更，Word 都會記錄下來，不會直接覆蓋原本的內容。

圖 1　「校閱」索引標籤：追蹤修訂、新增註解與接受拒絕（示意圖）

Outlook 簽名檔設定教學：新郵件與回覆用不同簽名

每封信結尾都要手動打姓名、職稱、電話，既花時間又容易寫錯。Outlook 的「簽名」可以預先存好這些資料，寫信時自動放在信件結尾，還能讓新郵件和回覆套用不同的版本。這篇用五個步驟，帶你設定好自己的簽名檔。

本文以傳統桌面版 Outlook 為例，新版 Outlook 的簽名設定位置與名稱不同，請依版本對照。文中姓名、電話、信箱都是範例，圖片皆為自行繪製的示意圖，不是真實截圖。

步驟一：開啟簽名設定

到「檔案 → 選項」，在左側點「郵件」，找到「撰寫郵件」區域，按「簽名」按鈕。

圖1　Outlook 選項中的簽名按鈕（示意圖，非真實截圖）

PowerPoint 物件對齊與均分教學：5 個技巧讓版面一次變整齊

做簡報時，你是不是常常用滑鼠一點一點拖曳圖片和文字方塊，看起來好像對齊了，投影出來卻高低不一、間距忽大忽小？其實 PowerPoint 內建了「對齊」與「均分」工具，幾個按鈕就能讓版面整齊，比用眼睛對準確得多。

本文以 PowerPoint 2016、2019、2021 與 Microsoft 365 的繁體中文版為例，用 5 個技巧帶你學會。不同版本的選項文字可能略有差異。文中的圖片為示意圖，不是實際畫面。

圖 1　整理前後的對照（示意圖）

技巧一：先選取要整理的多個物件

對齊和均分都必須先選取「兩個以上」的物件，常用的選取方式有：

• 按住 Shift（或 Ctrl）再逐一點選：適合挑出特定幾個物件。
• 用滑鼠在空白處拖曳框選：框住的所有物件都會被選取。
• 使用「選取窗格」：按 Alt＋F10 或到「常用」→「排列」→「選取窗格」，可以從清單中選取被遮住或重疊的物件。