Word 圖表標號與交互參照教學：論文的圖 1、表 1 自動編號、自動更新

寫論文或報告時，圖片和表格一定要編號，內文也要寫「如圖 3 所示」。如果編號是自己手打的，只要中間新增或刪除一張圖，後面所有的編號都得重新修改，內文的引用也要一個個改，改到眼花還容易漏掉。Word 的「插入標號」與「交互參照」可以讓編號自動產生、引用自動更新。

本文以 Word 2016、2019、2021 與 Microsoft 365 的繁體中文版為例，用 5 個步驟帶你學會。不同版本的選項文字可能略有差異。文中的圖片為示意圖，不是實際畫面。

步驟一：為圖片插入標號

1. 點選要加標號的圖片。
2. 點選「參考資料」索引標籤，按「插入標號」。
3. 在「標籤」選擇「圖」。如果清單裡沒有，按「新增標籤」，輸入「圖」建立。
4. 「位置」選擇「選取項目下方」。
5. 在「標號」欄位中，Word 已經自動填入「圖 1」，在後面輸入空格和說明文字，例如「圖 1　研究架構」，按「確定」。

編號是 Word 自動計算出來的，不需要自己手動輸入。下一張圖再做同樣的動作，就會自動變成「圖 2」。

圖 1　「參考資料」→「插入標號」（示意圖）

PowerPoint SmartArt 教學：把文字變成流程圖、組織圖的 5 個步驟

一頁簡報塞滿條列文字，觀眾看了容易累；如果內容是「步驟」「層級」「循環」這類有關係的資訊，改用圖形表達會直覺很多。你可以自己畫方塊、箭頭，再一個個對齊，但 PowerPoint 內建的「SmartArt」可以更快：輸入文字，圖形自動產生，想換版面也只要點一下。

本文以 PowerPoint 2016、2019、2021 與 Microsoft 365 的繁體中文版為例，用 5 個步驟帶你學會。不同版本的選項文字可能略有差異。文中的圖片為示意圖，不是實際畫面。

步驟一：選擇適合的圖形類型

1. 切換到要放圖形的投影片。
2. 點選「插入」索引標籤，按「SmartArt」。
3. 在視窗左側選擇類別，中間挑一個版面配置，按「確定」。

常用的類別與適合的內容如下：

• 清單：並列的重點，彼此沒有先後。
• 流程：有先後順序的步驟。
• 循環：週而復始的過程，例如 PDCA。
• 階層：組織圖、分類架構。
• 關聯圖：表示項目之間的關係，例如彼此相關或互相影響。
• 矩陣、金字塔：四象限分析、由下而上的層次。
• 圖片：搭配相片的版面。

先想清楚「這些內容之間是什麼關係」，再選類別，通常就不會選錯。

圖 1　「插入」→「SmartArt」：選擇圖形視窗（示意圖）

Excel 資料驗證教學：建立下拉式選單，限制輸入內容

多人填寫同一份 Excel 表單時，最常遇到的問題就是格式不統一：同樣是業務部，有人寫「業務部」，有人寫「業務」，還有人多打一個空格。這樣的資料拿去統計、篩選、做樞紐分析時，都會被當成不同的項目。解決方法是在輸入的當下就加以限制，Excel 的「資料驗證」功能就是用來做這件事。

本文以「部門」欄位為例，用 5 個步驟帶你建立下拉式選單，並設定提示與錯誤提醒。使用 Excel 2016、2019、2021 與 Microsoft 365 的繁體中文版，不同版本的選項文字可能略有差異。文中的圖片為示意圖，不是實際畫面。

步驟一：準備清單來源

下拉選單的選項，要先放在工作表的某個區域，例如 F2:F5 放著「業務部、行銷部、研發部、財務部」。這個區域稱為「清單來源」，建議：

• 放在固定位置，或另外放在一個專門的工作表。
• 每個選項各占一個儲存格，不要有空白。
• 選項的寫法在這裡就先統一好。

圖 1　要設定下拉選單的範圍 B2:B6，與清單來源 F2:F5（示意圖）

從Microsoft Office 搬家：5 步驟檢查相容性，順利改用 LibreOffice

想從 Microsoft Office 改用 LibreOffice，最擔心的不是不會用，而是「手上幾百份舊檔案打開會不會亂掉」「別人寄來的 docx、xlsx、pptx 能不能正常編輯」「我存給別人的檔案，對方打開會不會跑版」。

這是入門系列的最後一篇，我們把前 21 篇學到的東西串起來，整理成一套搬家檢查清單。本文以 Windows 11 + LibreOffice 26.2 系列（採「年.月」版本編號）示範，也會介紹 26.2 新增的 Markdown 匯入與匯出功能。