Word 樣式教學：套用、修改、新增樣式，一次統一整份文件格式

很多人排版文件的方式，是選取文字、改字型、改大小、改顏色，每個章名都重複做一次。文件一長就容易出現這裡大一點、那裡顏色不一樣的狀況，等到要改版時，又得全部重來。其實 Word 內建的「樣式」就是為了解決這個問題：把一組格式存成一個名字，需要時一鍵套用，要修改時改一次就全部更新。

本文以 Word 2016、2019、2021 與 Microsoft 365 的繁體中文版為例，用 5 個步驟帶你學會。不同版本的選項文字可能略有差異。文中的圖片為示意圖，不是實際畫面。

步驟一：先搞懂「樣式」是什麼

樣式是一組格式設定的集合，包含字型、大小、顏色、行距、段落間距、對齊方式等，並且有一個名稱，例如「標題 1」「標準」。用樣式排版有三個好處：

• 格式一致：同類型的段落，外觀完全相同。
• 一次修改，全部更新：樣式改了，所有套用它的段落都會跟著變。
• 搭配其他功能：導覽窗格、自動目錄都是依據標題樣式來運作的。

樣式分成兩種：段落樣式作用在整個段落（例如標題、內文），字元樣式只作用在選取的文字（例如強調的詞語）。本文以最常用的段落樣式為主。

圖 1　手動設定與套用樣式的差異（示意圖）

步驟二：套用內建樣式

1. 點一下要設定的段落，不需要選取整段文字。
2. 點選「常用」索引標籤，在「樣式」群組中選擇需要的樣式，例如「標題 1」。

常用的內建樣式有：

• 標準：一般內文的預設樣式。
• 標題 1、標題 2、標題 3：章、節、小節的標題，會被自動目錄和導覽窗格抓取。
• 標題、副標題：文件的主標題與副標題。

想加快速度，可以用快速鍵：Ctrl＋Alt＋1、2、3 分別套用標題 1、2、3，Ctrl＋Shift＋N 套用「標準」樣式。

圖 2　「常用」→「樣式」庫，點選「標題 1」（示意圖）

步驟三：修改樣式，一次改變全文外觀

內建樣式的外觀不一定符合需求，例如論文常要求標題用特定字型。這時不要逐段調整，而是直接修改樣式：

1. 在「樣式」庫中，對想修改的樣式按滑鼠右鍵，選擇「修改」。
2. 在「修改樣式」視窗設定字型、大小、粗體、顏色等。
3. 按左下角的「格式」，可以進一步設定「字型」「段落」，包含行距、段落間距、縮排等。
4. 選擇適用範圍後按「確定」。

視窗裡幾個重要的欄位：

• 以此為基礎：這個樣式繼承自哪個樣式。大部分樣式都以「標準」為基礎。
• 後續段落樣式：在這種段落按 Enter 之後，下一段自動套用的樣式。例如標題 1 之後接「標準」，打完標題按 Enter 就直接進入內文。
• 僅限此文件／根據此範本的新文件：前者只影響目前這份文件，後者會把修改存進範本，之後新建的文件也會套用。

還有一個更快的做法：先手動把一段文字調整成想要的樣子，在樣式庫對應的樣式按右鍵，選「更新 標題 1 以符合選取範圍」，樣式就會直接改成這段文字的格式。

圖 3　「修改樣式」對話方塊（示意圖）

步驟四：建立自己的樣式

內建樣式不夠用時，可以建立自己的樣式，例如「重點提示」「圖片說明」：

1. 先把一個段落排成想要的樣子，例如加粗、換顏色、加底色。
2. 選取該段落，按「常用」索引標籤中「樣式」群組右下角的小箭頭，開啟「樣式」窗格（快速鍵 Ctrl＋Alt＋Shift＋S）。
3. 按窗格下方的「新增樣式」。
4. 輸入名稱，例如「重點提示」，按「確定」。

之後在任何段落點選這個樣式，就能一鍵套用。如果要調整，一樣用步驟三的方式修改，所有使用它的段落會一起更新。

圖 4　「樣式」窗格與新增樣式的步驟（示意圖）

步驟五：樣式的實用技巧

內文用「標準」樣式統一設定

中文論文常見的要求是內文首行縮排 2 個字元、行距 1.5 倍。只要修改「標準」樣式一次，全文內文就會一起套用，不需要逐段設定。

清除手動格式

如果某段文字曾被手動改過，套用樣式後仍然看起來不一樣，先選取該段文字，到「常用」索引標籤的「字型」群組按「清除所有格式設定」，再重新套用樣式。

搭配自動目錄

章名統一套用「標題 1」、節名套用「標題 2」，之後插入自動目錄，會依這些樣式自動產生，修改標題外觀也只需要改樣式。

存成範本，之後重複使用

文件的樣式都設定好後，按「檔案」→「另存新檔」，存檔類型選「Word 範本 (*.dotx)」，下次新增文件時就能直接套用同一組樣式。

常見問題

Q1：套用「標題 1」之後，字型或顏色不是我要的？
這是內建樣式的預設外觀。不要逐段調整，改成修改「標題 1」樣式，之後所有章名都會一起更新。

Q2：我改了樣式，但有些段落沒有跟著變？
那些段落通常曾被手動改過格式，手動設定的優先順序比較高。選取它們，按「清除所有格式設定」，再重新套用樣式。

Q3：改了「標準」樣式，整份文件的格式都亂掉？
因為很多樣式是「以標準為基礎」，會繼承它的設定。要避免連動，可以在其他樣式的「修改樣式」視窗，調整「以此為基礎」的選項，或個別設定該樣式的格式。

Q4：想讓以後新增的文件也使用同樣的樣式設定？
修改樣式時選「根據此範本的新文件」，或是把文件另存成範本（*.dotx）。

小結

樣式的使用原則是：內容用樣式套用，外觀用樣式修改，不要逐段手動調整。學會之後，不論是論文、報告或企劃書，格式都能保持一致，改版時也只需要動幾個樣式，省下大量時間。