Word 郵件合併教學：用 Excel 名單一次產生一百張獎狀

要做 50 張獎狀、100 份邀請函，或是每位學生一張成績通知單，如果一張一張改名字、複製貼上，不但耗時，還很容易貼錯、漏掉。Word 內建的「郵件合併」功能，可以把一份 Word 範本和一份 Excel 名單結合，一次產生所有人的文件。

本文以「獎狀」為例，用 5 個步驟帶你學會。使用 Word 2016、2019、2021 與 Microsoft 365 的繁體中文版，不同版本的按鈕名稱可能略有差異。文中的圖片為示意圖，不是實際畫面。

步驟一：先準備好 Excel 名單與 Word 範本

郵件合併需要兩個檔案：

• Excel 名單：每一列是一個人（或一筆資料），每一欄是一種資料，例如姓名、組別、名次。
• Word 範本：排好版面的獎狀，其中要變動的部分先留白，之後再用「合併欄位」填進去。

Excel 名單要先整理好，請檢查這三點：

• 第一列放欄位名稱，每一欄都要有標題。
• 不要有空白列或空白欄。
• 不要使用合併儲存格。

如果名單有日期、郵遞區號（開頭的 0 會被 Excel 吃掉）或帶小數的數字，建議先把那一欄的格式設成「文字」，之後在 Word 裡才不會跑版。

圖 1　Excel 名單的欄名，對應到 Word 範本裡的合併欄位（示意圖）

步驟二：開始郵件合併，選取名單

1. 在 Word 開啟排好版面的範本（或空白文件）。
2. 點選「郵件」索引標籤，按「開始郵件合併」，選擇「信件」。獎狀、通知單、邀請函都可以選這個，一人一頁。
3. 按「選取收件者」，選擇「使用現有清單」。
4. 在視窗中找到剛才的 Excel 檔案，按「開啟」。
5. 選擇資料所在的工作表，勾選「資料的第一列包含欄名」，按「確定」。

貼心提醒：選取名單時，建議先把 Excel 檔案關閉，避免檔案被鎖定而開不起來。

如果只想處理名單中的一部分，按「編輯收件者清單」，可以取消勾選不需要的人，也可以依欄位篩選或排序，例如只留下「專題組」。

圖 2　「郵件」→「開始郵件合併」→「選取收件者」（示意圖）

步驟三：插入合併欄位

1. 把游標放在範本中要填入姓名的位置。
2. 按「郵件」索引標籤的「插入合併欄位」，選擇「姓名」。
3. 同樣的方式，把「組別」「名次」插到對應位置。

插入後，文件中會出現類似 «姓名» 的標記，這就是合併欄位，之後會被換成名單中的實際資料。字型、大小、顏色都可以像一般文字一樣設定，合併後會沿用。

步驟四：預覽結果

按「預覽結果」，原本的 «姓名» 會換成名單裡第一個人的資料。用旁邊的左右箭頭可以一筆一筆檢查，確認文字有沒有超出版面、名字長短是否影響排版。如果發現問題，就回到範本調整，不需要重新合併。

圖 3　範本中的合併欄位（左）與預覽結果（右）（示意圖）

步驟五：完成與合併

1. 按「完成與合併」，選擇「編輯個別文件」。
2. 在「合併到新文件」視窗中選擇範圍：「全部」是整份名單，「目前的記錄」只產生目前預覽的那一筆，也可以指定「從幾筆到幾筆」。
3. 按「確定」。

Word 會產生一份新文件，每個人一頁。建議先逐頁檢查，確認無誤再列印，或是另存成 PDF 保存。原本的範本檔也要記得儲存，下次有新名單時，只要重新選取收件者就能再用一次。

圖 4　「完成與合併」產生每人一頁的新文件（示意圖）

常見問題

Q1：選取 Excel 檔案時，找不到或打不開？
確認 Excel 檔案已經關閉，並且檔案不是唯讀或存放在雲端尚未同步的位置。

Q2：日期或郵遞區號合併後格式跑掉？
在 Excel 把那一欄的儲存格格式設成「文字」，再重新選取名單。郵遞區號開頭的 0 也需要這樣處理。

Q3：合併後每個人的資料都是同一筆？
可能是在「完成與合併」時選了「目前的記錄」。重做一次，範圍選「全部」。

Q4：想一頁放多人，例如名牌或標籤？
在步驟二的「開始郵件合併」改選「標籤」，再選擇符合的紙張規格，就能一頁排多筆資料。

小結

郵件合併的流程是：整理名單、選取收件者、插入合併欄位、預覽、完成與合併。學會之後，獎狀、成績單、邀請函、出席證明這類「版面相同、資料不同」的文件，都能在幾分鐘內完成。名單通常包含個人資料，用完請妥善保存，不再需要時記得刪除。