手上有一長串銷售紀錄，想知道每位業務員賣了多少、每種產品賣了多少，你會怎麼做？一筆一筆加總很費時，用 SUMIF 又得寫公式。Excel 的「樞紐分析表」可以讓你用拖曳的方式，幾秒鐘把流水帳整理成統計報表，而且完全不用寫公式。
本文以 Excel 2016、2019、2021 與 Microsoft 365 的繁體中文版為例，用 5 個步驟帶你做出第一張樞紐分析表。不同版本的按鈕位置可能略有差異，但原理相同。文中的圖片為示意圖，不是實際畫面。
步驟一：先把資料整理好
樞紐分析表對來源資料有基本要求，動手之前先檢查這三點：
- 第一列是欄位名稱，例如「日期」「業務員」「產品」，而且每一欄都要有標題。
- 不要有空白列或空白欄，資料要連續排列。
- 不要使用合併儲存格，每一格只放一個資料。
建議再選取資料，按 Ctrl＋T 把它轉成「表格」（勾選「我的表格有標題」）。之後新增資料列時，來源範圍會自動擴大，更新報表比較省事。
步驟二：插入樞紐分析表
- 點一下資料中的任一個儲存格。
- 點選「插入」索引標籤，按下「樞紐分析表」。
- 在「建立樞紐分析表」視窗中，確認 Excel 自動偵測的範圍是否正確。
- 「選擇要放置樞紐分析表的位置」選「新工作表」，按「確定」。
如果不確定要怎麼分析，也可以改按旁邊的「建議的樞紐分析表」，Excel 會依資料內容列出幾種現成的版型供你挑選。
步驟三：拖曳欄位，設計報表
按下「確定」後，Excel 會新增一個工作表，左邊是空白的報表區，右邊是「樞紐分析表欄位」窗格。窗格下方有四個區域，決定欄位要擺在報表的哪裡：
- 篩選：放在報表上方，用來快速切換條件（例如只看某個月份）。
- 欄：把項目橫向排列，用來做橫向比較。
- 列：把項目由上往下排列，是報表最主要的分類。
- 值：要計算的數字，預設會做「加總」。
以本文的範例來說，我們想看「每位業務員、每種產品的銷售金額」，所以這樣放：
- 把「業務員」拖到「列」。
- 把「產品」拖到「欄」。
- 把「金額」拖到「值」。
放好之後，報表會立刻產生，並自動算出每一列、每一欄的總計：
如果想換個角度，不用重做，只要在欄位窗格裡把「產品」和「業務員」互換位置，報表就會馬上轉向。
步驟四：調整計算方式與外觀
改變計算方式
在「值」區域的欄位按一下，選「值欄位設定」，在「摘要值欄位方式」可以改成：
- 加總：金額、數量的合計。
- 項目個數：計算有幾筆資料。
- 平均值、最大值、最小值：看平均每筆多少、最高最低是多少。
設定數字格式
同樣在「值欄位設定」視窗，按左下角的「數值格式」，可以設成千分位或貨幣格式，數字會好讀很多。
依月份或季度分組
把「日期」欄位拖到「列」之後，在任一個日期上按滑鼠右鍵，選「群組」，再勾選「月」「季」或「年」，就能把每天的資料彙整成月報或季報。
用交叉分析篩選器快速篩選
點選報表內任一格，到「樞紐分析表分析」索引標籤，按「插入交叉分析篩選器」，勾選要篩選的欄位（例如「業務員」），畫面上會出現一組按鈕，點選就能立即篩選報表，很適合拿來簡報展示。
步驟五：資料有更新時，重新整理
樞紐分析表不會即時跟著原始資料變動。修改或新增資料之後，需要手動更新一次：
- 點選樞紐分析表內任一格。
- 到「樞紐分析表分析」索引標籤，按「重新整理」（也可以按右鍵選「重新整理」，或按 Alt＋F5）。
提醒：「樞紐分析表分析」索引標籤只有在點選報表內部時才會出現。如果你在步驟一已經把資料轉成表格，新增的資料列重新整理後就會自動納入；沒有轉成表格的話，要到「變更資料來源」重新指定範圍。
常見問題
Q1：數字欄位變成「項目個數」，不是加總？
通常是因為該欄有空白或文字，或數字被存成文字格式。先把資料整理成真正的數字，再到「值欄位設定」改回「加總」。
Q2：右側的「樞紐分析表欄位」窗格不見了？
在報表內按滑鼠右鍵，選「顯示欄位清單」即可叫回來。
Q3：日期無法群組？
日期欄位裡可能混有空白或文字格式的日期。把它們修正成正確的日期後，重新整理再試一次。
Q4：新增的資料沒有出現在報表裡？
先按一次「重新整理」。如果還是沒有，到「樞紐分析表分析」→「變更資料來源」，確認範圍有包含新增的資料列。
小結
做樞紐分析表的重點有三個：資料先整理乾淨、用拖曳決定列／欄／值、資料變動後記得重新整理。學會這三件事，銷售統計、成績彙整、費用分類這類報表，都能在幾分鐘內完成，不用再逐筆加總。
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