Word 自動產生目錄教學：5 步驟用標題樣式輕鬆完成

寫報告、論文或企劃書時，最煩人的事情之一就是「做目錄」：一行一行手打章節名稱，再逐一核對頁碼，內文只要多一段，頁碼全部跑掉。其實 Word 內建了自動目錄功能，只要先把章節標題設定成「標題樣式」，目錄就能一鍵產生，內容改了也能一鍵更新。

本文以 Word 2016、2019、2021 與 Microsoft 365 的繁體中文版為例，用 5 個步驟帶你完成。不同版本的按鈕位置可能略有差異，但原理相同。文中的圖片為示意圖，不是實際畫面。

先搞懂一個觀念：Word 靠「樣式」認標題

Word 並不是看文字有多大、有沒有加粗來判斷標題，而是看這段文字套用了哪個「樣式」。所以只把章名放大、加粗，目錄是抓不到的；要套用「標題 1」「標題 2」這些內建樣式，Word 才知道它是第幾層的標題。

步驟一：為章節標題套用標題樣式

1. 用滑鼠點一下章名所在的那一行（例如「第一章　前言」），不需要選取整行文字。
2. 在「常用」索引標籤的「樣式」群組中，點選「標題 1」。
3. 小節（例如「1.1　研究動機」）改點「標題 2」，再下一層用「標題 3」，依此類推。

也可以用快速鍵：Windows 版按 Ctrl＋Alt＋1、2、3，分別套用標題 1、標題 2、標題 3。

圖 1　在「常用」→「樣式」中套用標題樣式（示意圖）

步驟二：用「導覽窗格」檢查結構

全部設定完之後，到「檢視」索引標籤，勾選「導覽窗格」。左側會列出所有已套用標題樣式的文字，並依層級縮排。

• 想放進目錄的章節都出現在這裡，表示設定正確。
• 少了哪一個，就回到文件找到那一行，補套標題樣式。
• 層級錯了（例如小節被設成標題 1），重新套用正確的樣式即可。

圖 2　「檢視」→「導覽窗格」顯示的標題層級（示意圖）

步驟三：插入自動目錄

1. 把游標移到要放目錄的位置（通常是封面之後、內文之前，可先插入一個空白頁）。
2. 點選「參考資料」索引標籤。
3. 按下最左邊的「目錄」按鈕，從清單中選擇「自動目錄 1」或「自動目錄 2」。

Word 會自動讀取你設定好的標題，產生含頁碼的目錄。「自動目錄 1」的標題是「內容」，「自動目錄 2」的標題是「目錄」，選哪個都可以，之後也能自己改標題文字。

圖 3　「參考資料」→「目錄」→「自動目錄」（示意圖）

步驟四：需要時，自訂目錄的外觀

想調整目錄的樣子，改選「自訂目錄…」，在對話方塊中可以設定：

• 顯示階層：預設顯示到第 3 層，只想列出章與節就改成 2。
• 定位點前置字元：標題與頁碼之間的符號，可選點線、虛線或底線。
• 顯示頁碼、頁碼靠右對齊：決定頁碼要不要顯示、是否靠右。
• 使用超連結取代頁碼：要轉成網頁或電子書時很實用，點目錄就能跳到該章。

想改目錄文字的字型或大小，可以直接在「樣式」群組裡右鍵點「目錄 1」「目錄 2」，選「修改」，這樣一次就能套用到整份目錄。

步驟五：內容改了，一鍵更新目錄

文件有增刪、頁數變動，或新增了章節之後，目錄不會自己即時更新，需要手動更新一次：

1. 點一下目錄，上方會出現「更新表格」按鈕（也可以在「參考資料」索引標籤按「更新表格」，或按 F9）。
2. 在「更新目錄」視窗中選擇更新範圍，再按「確定」。

• 只更新頁碼：標題沒變，只是頁數變了。
• 更新整個目錄：新增、刪除或修改了標題文字。不確定時，選這個最保險。

圖 4　產生後的目錄，以及「更新目錄」對話方塊（示意圖）

常見問題

Q1：目錄裡少了某個章節？
通常是那一行沒有套用標題樣式（只是手動放大、加粗）。回到文件套用「標題 1」或「標題 2」，再更新整個目錄。

Q2：想讓一般文字也出現在目錄，但不想改成標題樣式？
選取該段文字，到「常用」→ 段落設定對話方塊 →「縮排與行距」，把「大綱階層」改成「階層 1」「階層 2」等，更新目錄後就會被收進去。

Q3：目錄的頁碼跟實際對不上？
目錄不會即時跟著頁數變動，按一次「更新表格」，選「只更新頁碼」即可。

Q4：目錄標題的字型、顏色想換？
修改「標題 1」「標題 2」等樣式的外觀（右鍵 →「修改」），內文標題與目錄會一起統一，比逐段手動調整省事很多。

小結

做出好用的自動目錄，關鍵只有一件事：章節標題一定要套用標題樣式。把這一步做對，後面插入目錄、更新目錄都只是按幾個按鈕。長篇文件在撰寫過程中隨時可以用「導覽窗格」檢查結構，交稿前再更新一次整個目錄，就不會出現漏章節或頁碼不符的問題。