會議時間約不攏、重要行程忘記、同事不知道你什麼時候有空，這些都可以靠 Outlook 的行事曆解決。它能新增約會、定時提醒、發送會議邀請，還能用「排程小幫手」直接看大家的空檔。這篇用五個步驟，帶你從新增約會到發送會議。
本文以傳統桌面版 Outlook 為例，新版介面不同，請依版本對照。範例的人名、信箱與日期都是虛構，圖片皆為自行繪製的示意圖，不是真實截圖。
步驟一：新增約會
切換到「行事曆」，在「常用」索引標籤按「新增約會」。也可以直接在行事曆的某個時段連點兩下，快速建立。
步驟二：填寫內容、提醒與顯示狀態
在約會視窗填入主旨、地點與起訖時間；整天的活動可勾選「全天事件」。接著設定兩個關鍵項目：
- 提醒：選擇提前多久跳出通知，例如 15 分鐘前。
- 顯示為：有忙碌、有空、暫定、不在辦公室等狀態，別人查看你的行事曆時會看到這個狀態，所以要設定合適的選項。
如果是每週固定的活動，按「循環」設定重複規則，就不用一筆一筆建立。
步驟三：把約會變成會議，邀請與會者
按「新增會議」（或在約會視窗按「邀請與會者」），就會多出「收件者」欄位，輸入與會者的信箱，多位用分號隔開。如果你的帳戶支援，還能加上線上會議（如 Teams 會議）的連結。
寫好主旨、地點與說明，按「傳送」，邀請就會寄出，對方可選擇接受、暫定或拒絕。
步驟四：用排程小幫手找共同空檔
不確定訂幾點比較好時，在會議視窗按「排程小幫手」，可以看到各位與會者的忙碌狀況，把會議時間拖到大家都有空的時段。
要注意：通常只有同一組織、看得到彼此行事曆的人，才會顯示空閒資訊。對外部人員，需要自己用其他方式確認。
步驟五：回應邀請與更新會議
收到邀請時，按「接受」「暫定」或「拒絕」回覆主辦人；想更改時間，主辦人開啟會議，調整後按「傳送更新」，所有與會者都會收到通知。如果要取消，應在會議視窗按「取消會議」並傳送，不要只是刪除。
常見問題
Q1：排程小幫手看不到某人的空閒狀態？
多半是因為對方不在同一組織，或沒有開放行事曆的查看權限。這時只能請對方告知空檔，或先寄出邀請，由對方回覆。
Q2：我刪除了會議，與會者還是收到通知？
身為主辦人時，請使用「取消會議」，系統會寄出取消通知。直接刪除可能只是從自己的行事曆移除，對方並不一定會知道。
Q3：與會者在不同時區，時間會不會錯？
Outlook 通常會依各人的時區顯示會議時間。仍建議在說明中註明時區，並確認自己的時區設定正確（可到選項的行事曆設定檢查）。
Q4：設了提醒卻沒有跳出？
先確認該約會有設定提醒，也要確認 Outlook 有開啟。預設的提醒時間可以在選項的行事曆設定中調整。
小結
行事曆的基本流程是：新增約會、設定提醒與顯示狀態、需要別人參加就轉成會議並邀請、用排程小幫手找空檔，最後處理回覆與更新。養成「新增、提醒、顯示為」三件事一起設的習慣，行程管理就會輕鬆許多。
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