Excel 圖表製作教學：直條圖、折線圖、圓形圖怎麼選、怎麼做

一大排數字，讀的人要花時間比較；換成一張圖，高低、趨勢一眼就看得出來。Excel 內建了十幾種圖表，不需要設計背景，幾個步驟就能做出報告可用的圖。難的不是「怎麼做」，而是「該選哪一種」。

本文以「每月銷售額」為例，用 5 個步驟帶你做出第一張圖表，並學會挑選適合的圖表類型。使用 Excel 2016、2019、2021 與 Microsoft 365 的繁體中文版，不同版本的選項文字可能略有差異。文中的圖片為示意圖，不是實際畫面。

步驟一：先把資料整理好

圖表是依照儲存格的資料自動產生的，資料整理得好，圖表就能一次做對：

• 第一列放標題，例如「月份」「銷售額」。
• 第一欄放分類，例如月份、產品名稱。
• 數值欄只放數字，不要混入文字、空白列或合併儲存格。

圖 1　整理好的資料，選取 A1:B7（示意圖）

步驟二：插入圖表

1. 選取 A1:B7，包含標題列。
2. 點選「插入」索引標籤，在「圖表」群組按「直條圖」。
3. 選擇「群組直條圖」。

圖表會立刻出現在工作表上。如果不確定要用哪一種，可以按「建議圖表」，Excel 會依資料內容列出適合的選項。另外，選取資料後按 Alt＋F1，可以直接插入預設的圖表；按 F11 則會把圖表放在獨立的圖表工作表。

圖 2　「插入」→「直條圖」→「群組直條圖」（示意圖）

步驟三：認識並調整圖表元素

剛做好的圖表通常還需要補上說明。常用的圖表元素有：

• 圖表標題：點兩下標題文字就能修改，建議寫成「上半年銷售額」這種一看就懂的名稱。
• 座標軸標題：說明橫軸、縱軸代表什麼，並註明單位，例如「萬元」。
• 資料標籤：在每個長條上顯示實際數字，讀者不用自己估。
• 圖例：說明各種顏色代表什麼。只有一組資料時，可以移除。
• 座標軸與格線：幫助讀者對照數值，太多格線反而雜亂，可適度取消。

新增或移除這些項目的方法：選取圖表，按右上角出現的「＋」（圖表項目）勾選，或到「圖表設計」索引標籤，按「新增圖表項目」。

圖 3　直條圖的各個組成元素（示意圖）

步驟四：選對圖表類型

同樣的資料，用不同的圖表會傳達不同的重點。最常用的三種是：

• 直條圖（或橫條圖）：比較大小。適合比較不同月份、不同產品、不同部門的數值。項目名稱很長時，用橫條圖比較好讀。
• 折線圖：看趨勢。適合隨時間變化的資料，例如每月銷售額、每日溫度，可以清楚看出上升或下降。
• 圓形圖：看占比。適合表示各部分占整體的比例，項目最好不超過 5 到 6 個，且加總要等於 100%。

另外，如果想看兩個數值之間有沒有關係（例如身高與體重），可以用「散佈圖」。

選錯了也不用重做：選取圖表，到「圖表設計」索引標籤按「變更圖表類型」（或在圖表上按右鍵），換成其他類型即可。

圖 4　直條圖、折線圖、圓形圖各自適合的用途（示意圖）

步驟五：美化並輸出圖表

套用樣式與色彩

選取圖表，到「圖表設計」索引標籤，在「圖表樣式」裡挑選一組現成的樣式，也可以按「變更色彩」換一組配色。報告要印成黑白時，記得選對比明顯的配色。

貼到 Word 或 PowerPoint

選取圖表，按 Ctrl＋C，到 Word 或 PowerPoint 按 Ctrl＋V。貼上後會出現「貼上選項」，常用的有：

• 保持來源格式並內嵌活頁簿：圖表和資料都一起帶過去，之後可以在 Word 或 PowerPoint 裡修改資料。
• 使用目的地佈景主題並連結資料：圖表會連結原本的 Excel 檔，Excel 資料更新後可以同步。
• 圖片：變成一張不能修改的圖片，最不容易跑版。

另存成圖片

在圖表上按滑鼠右鍵，選「另存成圖片」，就能存成圖檔，方便貼到網頁或通訊軟體。

常見問題

Q1：圖表的內容跟預期的不一樣，例如月份被當成一組數列？
選取圖表，到「圖表設計」索引標籤按「切換列／欄」，或按「選取資料」重新指定。

Q2：新增了資料列，圖表卻沒有跟著更新？
圖表只會使用建立時的資料範圍。建議事先選取資料按 Ctrl＋T 轉成「表格」，之後新增資料，圖表會自動納入。

Q3：圓形圖有的項目太小，看不清楚？
項目太多或差距太大時，圓形圖不容易閱讀，改用直條圖或橫條圖，通常更清楚。

Q4：長條的差距看起來被誇大了？
可能是縱軸沒有從 0 開始。在縱軸上按右鍵選「座標軸格式」，把「最小值」設為 0，才不會造成視覺誤導。

小結

做圖表的順序是：整理資料、插入圖表、補上標題與標籤、選對類型、美化輸出。記住一個原則：一張圖表只講一件事。比較用直條圖、趨勢用折線圖、占比用圓形圖，選對之後，圖表就能讓數字自己說話。