Word 追蹤修訂與註解教學：多人修改同一份文件不再混亂

論文請老師修改、合約給對方確認、報告由組員共同編寫，只要多人編修同一份文件，最麻煩的就是「不知道誰改了什麼」。直接在檔案裡修改，改過的地方沒有紀錄，想還原也很困難。Word 的「追蹤修訂」與「註解」功能，就是用來解決這個問題。

本文以 Word 2016、2019、2021 與 Microsoft 365 的繁體中文版為例，用 5 個步驟帶你學會。不同版本的按鈕文字可能略有差異。文中的圖片為示意圖，不是實際畫面。

步驟一：開啟追蹤修訂

1. 開啟要修改的文件。
2. 點選「校閱」索引標籤。
3. 按「追蹤修訂」，讓按鈕呈現反白狀態（快速鍵：Ctrl＋Shift＋E）。

開啟之後，每一個刪除、新增或格式變更，Word 都會記錄下來，不會直接覆蓋原本的內容。

圖 1　「校閱」索引標籤：追蹤修訂、新增註解與接受拒絕（示意圖）

步驟二：修改內容，認識標記

追蹤修訂開啟後，直接像平常一樣編輯文件。畫面上會出現這些標記：

• 刪除的文字：以刪除線顯示，不會真的消失。
• 新增的文字：以底線顯示，並用不同顏色區分修改者。
• 修訂線：有修改的那一行，左側邊界會出現一條線。

把滑鼠停在某個修訂上，會顯示是誰在什麼時間修改的。

步驟三：新增與回覆註解

有些意見不是直接修改，而是想提醒或詢問，這時用註解：

1. 選取想評論的文字。
2. 按「校閱」索引標籤的「新增註解」。
3. 在右側出現的註解欄位輸入意見。

別人看到註解之後，可以按註解旁的「回覆」，形成討論串，處理完之後再「解決」或刪除即可。

圖 2　追蹤修訂後的文件畫面：刪除線、底線、修訂線與註解（示意圖）

步驟四：逐筆接受或拒絕修改

文件修改完成後，由原作者決定採納哪些修改：

1. 把游標放在文件開頭。
2. 按「校閱」→「下一個」，跳到第一筆修訂。
3. 按「接受」採用這項修改，或按「拒絕」還原。
4. 重複步驟 2 和 3，直到全部處理完畢。

使用「接受並移至下一個」或「拒絕並移至下一個」，可以一次完成「處理這一筆」與「跳到下一筆」兩個動作，速度更快。確定全部都接受時，才使用「接受所有變更」。

圖 3　「接受」與「拒絕」的下拉選單（示意圖）

步驟五：切換顯示方式，並做好收尾

標記太多時，畫面會變得很雜亂。按「校閱」索引標籤的「顯示標記」旁的下拉選單，可以切換顯示方式：

• 所有標記：顯示全部的修改與註解，適合審閱時使用。
• 簡易標記：只在左邊顯示一條紅線，文字以修改後的樣子呈現，畫面比較乾淨。
• 無標記：隱藏所有標記，只看修改後的完成樣貌。
• 原稿：顯示修改之前的原始內容。

注意，切換成「無標記」只是隱藏標記，並沒有真的刪除，這些修訂仍然存在檔案裡。

圖 4　同一句話的四種顯示方式（示意圖）

文件定稿後，有三件事建議處理：

1. 關閉追蹤修訂：再按一次「追蹤修訂」，避免之後的修改又被記錄。
2. 確認沒有殘留標記：把所有修訂接受或拒絕，並刪除不需要的註解，再傳給對方或對外發布。可以到「檔案」→「資訊」→「檢查問題」→「檢查文件」，檢查文件裡是否還留有註解、修訂或個人資訊。
3. 需要時鎖定追蹤：按「追蹤修訂」旁的下拉箭頭，選「鎖定追蹤」，可以設定密碼，防止別人關掉追蹤修訂偷改內容。

常見問題

Q1：我改了內容，卻沒有出現標記？
表示追蹤修訂沒有開啟。到「校閱」索引標籤確認「追蹤修訂」按鈕是不是反白。已經改過的部分不會補記錄，要重新開啟後再修改。

Q2：看到的標記太雜亂，看不出最終樣子？
把「顯示標記」改成「簡易標記」或「無標記」，就能看到修改後的樣子。

Q3：標記上顯示的修改者名稱不對？
名稱來自 Office 的使用者名稱。到「檔案」→「選項」→「一般」，修改「使用者名稱」與縮寫即可。

Q4：想一次清掉所有註解？
按「校閱」索引標籤的「刪除」旁的下拉箭頭，選「刪除文件中的所有註解」。

小結

多人協作修改文件的流程是：開啟追蹤修訂、直接修改、用註解提問、原作者逐筆接受或拒絕、定稿後清除標記。學會之後，論文修改、合約審閱、共同報告都能清楚知道每個人改了什麼，也不怕改錯了無法還原。