一頁簡報塞滿條列文字，觀眾看了容易累；如果內容是「步驟」「層級」「循環」這類有關係的資訊，改用圖形表達會直覺很多。你可以自己畫方塊、箭頭，再一個個對齊，但 PowerPoint 內建的「SmartArt」可以更快：輸入文字，圖形自動產生，想換版面也只要點一下。
本文以 PowerPoint 2016、2019、2021 與 Microsoft 365 的繁體中文版為例，用 5 個步驟帶你學會。不同版本的選項文字可能略有差異。文中的圖片為示意圖，不是實際畫面。
步驟一：選擇適合的圖形類型
- 切換到要放圖形的投影片。
- 點選「插入」索引標籤，按「SmartArt」。
- 在視窗左側選擇類別，中間挑一個版面配置，按「確定」。
常用的類別與適合的內容如下：
- 清單：並列的重點，彼此沒有先後。
- 流程：有先後順序的步驟。
- 循環：週而復始的過程，例如 PDCA。
- 階層：組織圖、分類架構。
- 關聯圖：表示項目之間的關係，例如彼此相關或互相影響。
- 矩陣、金字塔：四象限分析、由下而上的層次。
- 圖片：搭配相片的版面。
先想清楚「這些內容之間是什麼關係」，再選類別，通常就不會選錯。
步驟二：用文字窗格輸入內容
圖形插入後，左側會出現「在此處鍵入文字」的文字窗格，在這裡輸入內容，右邊的圖形會同步更新。也可以直接在圖形的圖案上點兩下輸入。如果沒有看到文字窗格，點選圖形左側邊緣的小箭頭，或到「SmartArt 設計」索引標籤按「文字窗格」。
文字窗格裡有三個關鍵操作：
- Enter：新增一個項目，也就是新增一個圖案。
- Tab：降一階，把該項目變成上一個項目的子項目。
- Shift＋Tab：升一階，回到上一層。
步驟三：新增、刪除與調整圖案
選取圖形後，上方會出現「SmartArt 設計」索引標籤，常用的功能有：
- 新增圖案：選取一個圖案，按「新增圖案」旁的下拉箭頭，可以選擇在它的後面、前面、上方或下方新增。做組織圖時，「在下方新增圖案」就是新增下屬。
- 刪除圖案：選取圖案，按 Delete。
- 升階、降階：調整項目的層級，效果和文字窗格裡的 Shift＋Tab、Tab 相同。
- 上移、下移：調整項目的前後順序。
步驟四：更換版面配置、色彩與樣式
SmartArt 最方便的地方，是文字寫好之後，外觀可以隨時更換，不用重新輸入：
- 版面配置：在「SmartArt 設計」的「版面配置」群組，點選另一種配置，同一份文字會立刻換成新的圖形。
- 變更色彩：從清單挑一組配色，通常有跟簡報佈景主題搭配的選項。
- SmartArt 樣式：加上立體、陰影等效果，不過簡報建議以簡潔為主。
步驟五：把現有的條列文字轉成 SmartArt
如果簡報裡已經有寫好的條列文字，不需要重打：
- 點選該文字方塊。
- 在「常用」索引標籤的「段落」群組，按「轉換成 SmartArt」。
- 從清單中選擇想要的版面配置。
文字會自動轉成圖形，原本縮排的子項目會變成圖案裡的第二層文字。要轉回去也可以：選取圖形，到「SmartArt 設計」按「轉換」，選「轉換成文字」。
幾個使用原則
- 文字要精簡：每個圖案放關鍵字，不要放整句話，文字太長圖案會縮小字體。
- 項目不要太多：一個圖形建議不超過 6 到 7 個項目，太多就拆成兩頁。
- 搭配動畫：想讓講到哪出現到哪，選取圖形後到「動畫」索引標籤套用效果，再按「效果選項」，在「序列」選「逐一」，圖案就會一個一個依序出現。
常見問題
Q1：找不到文字窗格？
選取圖形，到「SmartArt 設計」索引標籤按「文字窗格」；或點選圖形左側邊緣的小箭頭，也能開關。
Q2：文字很長，字變得很小？
SmartArt 會自動縮小字體來塞進圖案。建議縮短文字、換成較大的版面配置，或把詳細說明另外放在備忘稿或旁邊的文字方塊。
Q3：想自由調整單一圖案的位置或大小？
選取圖案，在「格式」索引標籤中調整。如果要完全自由編輯，可以到「SmartArt 設計」→「轉換」→「轉換成圖案」，不過轉換之後，就不能再當成 SmartArt 來編輯了。
Q4：組織圖的層級放錯了？
選取該項目，用「升階」或「降階」調整層級，或在文字窗格用 Tab、Shift＋Tab 修正。
小結
使用 SmartArt 的流程是：想清楚關係、選對類別、用文字窗格輸入、調整圖案、換版面與色彩。把條列文字轉成圖形，觀眾一眼就能看懂內容之間的關係，也比手動畫圖省時又整齊。
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