Word 追蹤修訂與註解教學：多人修改同一份文件不再混亂

論文請老師修改、合約給對方確認、報告由組員共同編寫，只要多人編修同一份文件，最麻煩的就是「不知道誰改了什麼」。直接在檔案裡修改，改過的地方沒有紀錄，想還原也很困難。Word 的「追蹤修訂」與「註解」功能，就是用來解決這個問題。

本文以 Word 2016、2019、2021 與 Microsoft 365 的繁體中文版為例，用 5 個步驟帶你學會。不同版本的按鈕文字可能略有差異。文中的圖片為示意圖，不是實際畫面。

步驟一：開啟追蹤修訂

1. 開啟要修改的文件。
2. 點選「校閱」索引標籤。
3. 按「追蹤修訂」，讓按鈕呈現反白狀態（快速鍵：Ctrl＋Shift＋E）。

開啟之後，每一個刪除、新增或格式變更，Word 都會記錄下來，不會直接覆蓋原本的內容。

圖 1　「校閱」索引標籤：追蹤修訂、新增註解與接受拒絕（示意圖）

Word 郵件合併教學：用 Excel 名單一次產生一百張獎狀

要做 50 張獎狀、100 份邀請函，或是每位學生一張成績通知單，如果一張一張改名字、複製貼上，不但耗時，還很容易貼錯、漏掉。Word 內建的「郵件合併」功能，可以把一份 Word 範本和一份 Excel 名單結合，一次產生所有人的文件。

本文以「獎狀」為例，用 5 個步驟帶你學會。使用 Word 2016、2019、2021 與 Microsoft 365 的繁體中文版，不同版本的按鈕名稱可能略有差異。文中的圖片為示意圖，不是實際畫面。

步驟一：先準備好 Excel 名單與 Word 範本

郵件合併需要兩個檔案：

• Excel 名單：每一列是一個人（或一筆資料），每一欄是一種資料，例如姓名、組別、名次。
• Word 範本：排好版面的獎狀，其中要變動的部分先留白，之後再用「合併欄位」填進去。

Excel 名單要先整理好，請檢查這三點：

• 第一列放欄位名稱，每一欄都要有標題。
• 不要有空白列或空白欄。
• 不要使用合併儲存格。

如果名單有日期、郵遞區號（開頭的 0 會被 Excel 吃掉）或帶小數的數字，建議先把那一欄的格式設成「文字」，之後在 Word 裡才不會跑版。

圖 1　Excel 名單的欄名，對應到 Word 範本裡的合併欄位（示意圖）

Word 頁碼設定教學：封面不編頁碼、目錄用羅馬數字、內文從 1 開始

寫論文、報告或企劃書時，常見的格式要求是：封面不顯示頁碼、目錄用 i、ii、iii 這類羅馬數字、內文再從第 1 頁重新開始編號。很多人照著「插入頁碼」做完，卻發現所有頁面的頁碼都一起變了，怎麼改都改不掉。

問題出在 Word 預設整份文件只有一組頁碼設定。要讓不同區段有不同的頁碼，關鍵是先把文件分節。本文以 Word 2016、2019、2021 與 Microsoft 365 的繁體中文版為例，用 5 個步驟完成。不同版本的按鈕位置與文字可能略有差異，文中的圖片為示意圖，不是實際畫面。

先規劃：這份文件要分成三節

以常見的論文格式為例，我們把文件分成三節，每一節各自設定頁碼：

• 第 1 節：封面，不顯示頁碼。
• 第 2 節：目錄，使用 i、ii、iii。
• 第 3 節：內文，使用 1、2、3，從第 1 頁開始。

圖 1　封面、目錄、內文各自成為一節（示意圖）

Word 自動產生目錄教學：5 步驟用標題樣式輕鬆完成

寫報告、論文或企劃書時，最煩人的事情之一就是「做目錄」：一行一行手打章節名稱，再逐一核對頁碼，內文只要多一段，頁碼全部跑掉。其實 Word 內建了自動目錄功能，只要先把章節標題設定成「標題樣式」，目錄就能一鍵產生，內容改了也能一鍵更新。

本文以 Word 2016、2019、2021 與 Microsoft 365 的繁體中文版為例，用 5 個步驟帶你完成。不同版本的按鈕位置可能略有差異，但原理相同。文中的圖片為示意圖，不是實際畫面。

先搞懂一個觀念：Word 靠「樣式」認標題

Word 並不是看文字有多大、有沒有加粗來判斷標題，而是看這段文字套用了哪個「樣式」。所以只把章名放大、加粗，目錄是抓不到的；要套用「標題 1」「標題 2」這些內建樣式，Word 才知道它是第幾層的標題。

步驟一：為章節標題套用標題樣式

1. 用滑鼠點一下章名所在的那一行（例如「第一章　前言」），不需要選取整行文字。
2. 在「常用」索引標籤的「樣式」群組中，點選「標題 1」。
3. 小節（例如「1.1　研究動機」）改點「標題 2」，再下一層用「標題 3」，依此類推。

也可以用快速鍵：Windows 版按 Ctrl＋Alt＋1、2、3，分別套用標題 1、標題 2、標題 3。

圖 1　在「常用」→「樣式」中套用標題樣式（示意圖）