實作：家庭記帳本：5 步驟整合公式、篩選、圖表與樞紐分析表做出每月收支表

學了這麼多 Calc 功能，卻常常「看得懂、不會用」：公式會寫，圖表會畫，但真的要自己做一份完整的表，還是不知道從哪裡開始。這一篇是 Calc 階段的總實作，我們把前面學的東西串起來，做一本家庭記帳本。

每個月只要在明細裡記一筆筆收支，月報就會自動算出收入、支出、結餘和各類別占比，還能看圖表。本文以 Windows 11 + LibreOffice 26.2 系列（採「年.月」版本編號）示範，會新增一個檔案 ledger.ods。

文中的圖片為示意圖，不是實際畫面。

小提醒：不同版本或語言設定下，選單與對話框名稱可能略有差異。若找不到文中提到的選項，可以按 Shift+Esc（或「說明」→「搜尋指令」）直接輸入關鍵字尋找。

先搞懂：做表前先規劃

觀念一：資料與報表分開。「明細」只負責一筆筆記錄，「月報」只負責統計。要記帳的時候只動明細，報表由公式自己更新。

觀念二：能下拉選就不要手打。類別固定放在一張「分類」表，明細用下拉選單選，就不會同一個類別打出好幾種寫法（第 13 篇的資料驗證）。

觀念三：統計範圍要預留空間。公式的範圍不要只框到目前最後一筆，可以預留到第 200 列。空白的儲存格不會影響加總，之後新增資料就不必再改公式。

圖 1　家庭記帳本的三張工作表與資料流向（示意圖）

需求	使用的功能	學自
限制只能選固定類別	資料驗證下拉選單	第 13 篇
由類別自動帶出「收入或支出」	VLOOKUP	第 12 篇
算收入、支出、各類別金額	SUMIF	本篇（同 COUNTIF 的概念）
算占比、避免公式亂跑	絕對參照 $、IF	第 11 篇
看起來一目了然	圓餅圖、直條圖	第 14 篇
交叉驗算、找大額支出	樞紐分析表、篩選	第 15、13 篇

步驟一：建立檔案與「分類」表

新增一個空白試算表，存成 ledger.ods，並建立三張工作表，分別命名為「明細」「分類」「月報」。

1. 新增試算表，存檔為 ledger.ods
2. 準備三張工作表，依序重新命名為：明細、分類、月報
3. 切到「分類」工作表，輸入：
   A1：類別　　B1：類型
   餐飲　支出
   交通　支出
   居家　支出
   娛樂　支出
   薪資　收入
   其他收入　收入

逐項說明：

1. 類型只有兩種：「收入」或「支出」，後面統計會靠它分組。
2. 排列順序：四個支出類別放前面（A2:A5），收入放後面（A6:A7），範圍就是 A2:B7。
3. 想增加類別：日後要加「醫療」「教育」等，直接在下方補一列，並記得擴大下拉選單與公式用到的範圍。

小提醒：工作表的新增與重新命名位置，可能隨版本不同；找不到時可用「搜尋指令」查找。本篇的類別只是範例，可依自己家庭的習慣調整。

步驟二：做好「明細」，下拉選單加自動帶出類型

切到「明細」工作表，欄位是 A 日期、B 類別、C 項目、D 金額、E 類型。其中 B 欄用下拉選單選，E 欄由公式自動帶出。

1. A1:E1 依序輸入：日期、類別、項目、金額、類型
2. 選取 B2:B200 → 資料 → 有效性
   「允許」選「儲存格範圍」，來源輸入：$分類.$A$2:$A$7
3. 選取 D2:D200 → 資料 → 有效性
   「允許」選「整數」，資料「大於或等於」，最小值 0
4. 在 E2 輸入：=VLOOKUP(B2;$分類.$A$2:$B$7;2;0)
5. 先輸入下表資料到 A2:D13，再把 E2 向下填滿到 E13
6. 檢視 → 凍結儲存格 → 凍結第一列

日期	類別	項目	金額
2026/03/01	薪資	三月薪資	45000
2026/03/02	餐飲	早餐與午餐	320
2026/03/03	交通	捷運月票	1280
2026/03/05	居家	房租	12000
2026/03/07	餐飲	家庭聚餐	1850
2026/03/10	娛樂	電影	560
2026/03/12	居家	水電瓦斯	1730
2026/03/15	餐飲	超市採買	2460
2026/03/18	其他收入	二手拍賣	1200
2026/03/20	交通	加油	900
2026/03/24	娛樂	書籍	480
2026/03/28	餐飲	外食	1120

逐項說明：

1. 下拉選單的來源：直接指到「分類」工作表的類別欄，分類表改了，下拉選單會跟著變。
2. 驗證範圍預留到 200 列：這樣之後新增的資料也自動受到限制。
3. VLOOKUP 自動帶出類型：選了「薪資」，E 欄就顯示「收入」；選了「餐飲」，就顯示「支出」，不必自己判斷。
4. 預期結果：前 12 筆資料中，薪資與其他收入顯示為「收入」，其餘顯示「支出」。

小提醒：之後新增資料時，記得把 E 欄的公式也往下複製（選取 E 欄最後一格，按 Ctrl+D 或拖曳填滿控點）。日期顯示格式會隨語言與地區設定不同，不影響計算。

步驟三：用 SUMIF 做出「月報」

切到「月報」工作表。要算「收入」「支出」，需要用到SUMIF：依條件加總。結構是 SUMIF(條件範圍;條件;加總範圍)，意思是「在條件範圍裡找符合條件的列，把對應的加總範圍相加」。

A1 輸入：本月收入　　B1 輸入：=SUMIF($明細.$E$2:$E$200;"收入";$明細.$D$2:$D$200)
A2 輸入：本月支出　　B2 輸入：=SUMIF($明細.$E$2:$E$200;"支出";$明細.$D$2:$D$200)
A3 輸入：結餘　　　　B3 輸入：=B1-B2
A4 輸入：儲蓄率　　　B4 輸入：=IF(B1=0;0;B3/B1)，並設為百分比格式

A6 輸入：類別　B6 輸入：支出　C6 輸入：占比
A7:A10 依序輸入：餐飲、交通、居家、娛樂
B7 輸入：=SUMIF($明細.$B$2:$B$200;A7;$明細.$D$2:$D$200)
C7 輸入：=IF($B$2=0;0;B7/$B$2)
選取 B7:C7 向下填滿到第 10 列（C 欄設為百分比格式）

A11 輸入：合計　B11 輸入：=SUM(B7:B10)　C11 輸入：=SUM(C7:C10)

逐項說明：

1. 預期結果：本月收入 46200、本月支出 22700、結餘 23500、儲蓄率約 50.9%。
2. 各類別支出：餐飲 5750、交通 2180、居家 13730、娛樂 1040，占比約 25.3%、9.6%、60.5%、4.6%。
3. 驗算：B11 的合計應該等於 B2 的本月支出，不一樣就代表有類別漏算或公式範圍有誤。
4. IF 的用意：當收入或支出是 0 時，避免除以 0 出現 #DIV/0!（第 11 篇的錯誤訊息）。
5. $ 的位置：範圍前面的 $ 讓公式往下複製時不會移動，A7 沒有 $，所以會依序變 A8、A9、A10。

圖 2　月報工作表的版面（示意圖）

小提醒：SUMIF 的條件「收入」「支出」要和明細的文字完全一致，包含全形或半形、有沒有空白。若結果意外地是 0，先檢查這一點。跨工作表的寫法（工作表名稱加「.」）請在 26.2 繁中版實際確認。

步驟四：用圖表看清楚錢花到哪裡

數字有了，再加兩張圖，讓家人一眼看懂。

【支出占比：圓餅圖】
1. 在「月報」選取 A6:B10（類別與支出，不含合計）
2. 插入 → 圖表，類型選「圓餅圖」
3. 標題輸入：三月支出占比，按「完成」
4. 連按兩下圖表 → 插入 → 資料標籤，勾選「顯示類別」與「顯示值為百分比」

【收支比較：直條圖】
1. 選取 A1:B3（本月收入、本月支出、結餘）
2. 插入 → 圖表，類型選「直條圖」
3. 標題輸入：三月收支比較，並取消顯示圖例，按「完成」

逐項說明：

1. 圓餅圖看比例：居家占了超過一半，立刻看出最大的支出項目。
2. 直條圖看大小：收入、支出、結餘三根柱子，一眼就知道這個月存下多少。
3. 不要把合計畫進去：圓餅圖選取範圍不含第 11 列，原因同第 14 篇。
4. 圖表會連動：在明細新增資料，月報數字與圖表都會跟著更新。

圖 3　圓餅圖看支出占比，直條圖看收支大小（示意圖）

小提醒：選取 A1:B3 時沒有標題列，圖表精靈的「第一列當標籤」之類選項要依畫面調整；若數列名稱出現「欄 B」之類的預設文字，在圖表編輯模式中改掉即可。圖表精靈的步驟名稱請發文前實際確認。

步驟五：用樞紐分析表驗算，用篩選找大額支出

公式寫完後，最好用另一種方法驗算一次。樞紐分析表正好派上用場。

【樞紐分析表驗算】
1. 在「明細」選取 A1:E13
2. 插入 → 樞紐分析表，來源選「目前選取」
3. 「類別」拖到列欄位、「類型」拖到欄欄位、「金額」拖到資料欄位（總和）
4. 比對總計：收入 46200、支出 22700，應與月報一致

【篩選大額支出】
1. 回到「明細」，點名單任一格 → 資料 → 自動篩選
2. 「類型」只勾選「支出」
3. 資料 → 更多篩選 → 標準篩選，條件：金額　大於或等於　1000
4. 預期剩 6 筆：捷運月票、房租、家庭聚餐、水電瓦斯、超市採買、外食

逐項說明：

1. 兩種方法交叉驗算：SUMIF 與樞紐分析表算出的數字一致，就比較放心。
2. 樞紐分析表的範圍：這裡只框到 A1:E13，新增資料後要擴大來源範圍，再按「重新整理」（第 15 篇）。
3. 篩選找大額：這樣一眼就看到哪幾筆是「大錢」，之後想節流，就先從這幾項下手。
4. 做完記得清除篩選：資料 → 重設篩選，免得之後新增資料時看不見。

小提醒：家庭收支資料屬於個人隱私，若要把檔案分享給別人，建議先另存一份，去掉不想公開的項目。給別人看的月報，可以匯出成 PDF（第 2 篇介紹過格式的選用）。

最後存檔：ledger.ods 就是完整的家庭記帳本，包含「明細」「分類」「月報」三張工作表、兩張圖表與驗算用的樞紐分析表。要給使用 Excel 的人，可另存 ledger.xlsx，並請用 Excel 開啟確認公式、下拉選單與圖表是否正常。

常用功能複習表

功能	位置或寫法	用途
資料驗證	資料 → 有效性	下拉選單、限制輸入
VLOOKUP	=VLOOKUP(B2;$分類.$A$2:$B$7;2;0)	由類別帶出類型
SUMIF	=SUMIF(條件範圍;條件;加總範圍)	依條件加總
IF	=IF(B1=0;0;B3/B1)	避免除以 0
圖表	插入 → 圖表	圓餅圖、直條圖
樞紐分析表	插入 → 樞紐分析表	交叉驗算與統計
自動篩選	資料 → 自動篩選	找出符合條件的明細

新手常見問題

Q1：月報的收入或支出算出來是 0？
多半是條件文字和明細不一致（全半形、空白），或 E 欄的「類型」公式沒有往下填滿。

Q2：新增了一筆資料，月報沒有變？
確認新資料在公式範圍內（本篇預留到第 200 列），也要確認新資料那一列的「類型」公式有被複製下來。

Q3：類型欄出現 #N/A？
代表類別在分類表找不到，可能是類別被手打成不同寫法。請改用下拉選單，並檢查分類表是否有該類別。

Q4：想一整年一起記，要怎麼辦？
可以在明細加一欄「月份」，用公式 =MONTH(A2) 取出月份，再用篩選或樞紐分析表依月份統計；或者每個月用一份獨立的檔案，各有優缺點，依自己的習慣選擇。

Q5：記帳本要備份嗎？
建議要。可定期把 ledger.ods 複製到雲端或外接硬碟，檔名加上日期，萬一檔案損壞還能還原。

小練習

1. 在明細新增一筆：2026/03/30　餐飲　晚餐　600，記得複製 E 欄公式，確認餐飲變成 6350、支出變成 23300、結餘變成 22900。
2. 在分類表新增「醫療」（支出），擴大下拉選單與公式範圍，並在月報多加一列。
3. 用自動篩選只看「娛樂」類別，確認共 2 筆、金額合計 1040。
4. 把圓餅圖的資料標籤改成顯示「類別與百分比」，並調整顏色，讓它更好閱讀。
5. 把月報工作表匯出成 PDF，想想給家人看時哪些內容需要保留或隱藏。

結語

這一篇的重點有三個：資料與報表分開、能用下拉選單就不要手打、統計範圍要預留空間。把資料驗證、VLOOKUP、SUMIF、圖表、樞紐分析表和篩選串在一起，就是一本能每月反覆使用的記帳本。Calc 的基本功到這裡告一段落。

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