Calc 排序、篩選、凍結窗格與資料驗證：5 步驟讓大量資料好找又不容易輸入錯誤

名單只有十幾筆時，用眼睛找還應付得來；一旦報名表變成上百筆，想找出「還沒繳費的人」、「依課程分組」，就只能一列一列慢慢掃。再加上每個人輸入習慣不同，同樣是「已繳費」，有人打「已付」、有人打「OK」，之後統計全部亂掉。

這一篇要學四個整理資料的好幫手：排序、篩選、凍結窗格、資料驗證。本文以 Windows 11 + LibreOffice 26.2 系列（採「年.月」版本編號）示範，會新增一個報名名單檔 signup.ods，並回頭替第 12 篇的 budget.ods 加上品名下拉選單。

文中的圖片為示意圖，不是實際畫面。

小提醒：不同版本或語言設定下，選單與對話框名稱可能略有差異。若找不到文中提到的選項，可以按 Shift+Esc（或「說明」→「搜尋指令」）直接輸入關鍵字尋找。

先搞懂：整理資料前的三個觀念

觀念一：資料要排成「一列一筆、一欄一種」。第一列放欄位名稱（姓名、課程……），下面每一列是一筆資料，中間不要夾空白列、不要合併儲存格。排序與篩選都靠這個整齊的格式才能正確運作。

觀念二：排序會「搬動」資料，篩選只是「藏起來」。排序後資料的位置真的改變了；篩選則只是暫時隱藏不符合條件的列，資料並沒有被刪掉，取消篩選就會回來。

觀念三：資料驗證是「事前防呆」。它不是事後檢查，而是在輸入的當下就限制能填什麼，讓大家只能從清單選，或只能填合理的數字。

功能	解決的問題	主要位置
排序	依某一欄由小到大或由大到小排好	資料 → 排序
自動篩選	只看符合條件的資料	資料 → 自動篩選
凍結窗格	往下捲時，標題列仍留在畫面上	檢視 → 凍結儲存格
資料驗證	限制可輸入的內容，減少打錯	資料 → 有效性

步驟一：建立報名名單

新增一個空白試算表，輸入下列資料（共 10 筆），存成 signup.ods。第一列是欄位名稱，A 到 E 欄依序是姓名、課程、報名日期、金額、繳費狀態。

姓名	課程	報名日期	金額	繳費狀態
王小明	Writer 入門	2026/03/02	800	已繳費
李小華	Calc 入門	2026/03/05	900	未繳費
陳小美	Writer 入門	2026/03/01	800	已繳費
林大同	Impress 入門	2026/03/08	800	已繳費
張惠雯	Calc 入門	2026/03/03	900	已繳費
黃志豪	Impress 入門	2026/03/10	800	未繳費
吳佳玲	Writer 入門	2026/03/12	800	未繳費
周俊傑	Calc 入門	2026/03/04	900	已繳費
蔡雅婷	Impress 入門	2026/03/06	800	已繳費
許文彬	Writer 入門	2026/03/09	800	已繳費

逐項說明：

1. 日期要被 Calc 認成「日期」：輸入 2026/03/02 後，儲存格內容通常會靠右對齊，表示它被當成日期或數字；若靠左，可能被當成文字，排序時結果會不如預期。
2. 金額輸入純數字：不要打「800元」，否則無法計算與排序。
3. 人名只是範例：請換成你自己的資料也可以，筆數多一點更容易看出效果。

小提醒：日期的顯示格式會隨語言與地區設定而不同，若你的畫面顯示的樣子不一樣，不影響後面的操作。

步驟二：排序，讓資料依課程與日期排好

我們想先依「課程」分組，同一課程內再依「報名日期」由早到晚排列。

1. 點選資料表內任一儲存格（例如 A2）
2. 資料 → 排序
3. 「排序鍵 1」選「課程」，順序選「遞增」
4. 「排序鍵 2」選「報名日期」，順序選「遞增」
5. 切到「選項」頁籤，確認勾選「範圍包含欄標籤」
6. 按「確定」

逐項說明：

1. 點表內任一格，不要選單欄：這樣 Calc 會自動把整張表當成排序範圍，同一列的資料會一起移動，不會錯位。
2. 排序鍵 1、2：先依第一個鍵排，第一個鍵相同時，再依第二個鍵排。
3. 範圍包含欄標籤：勾選後，第一列的欄位名稱會被視為標題，不會被排進資料裡。
4. 結果：課程依英文字母排成 Calc、Impress、Writer；Calc 入門裡，張惠雯（03/03）、周俊傑（03/04）、李小華（03/05）依日期排好。

圖 1　依課程與日期排序前後的對照（示意圖）

小提醒：快速排序也可以：點選某欄的任一格，按工具列的「遞增排序」或「遞減排序」按鈕。排序前若 Calc 詢問是否「擴充選取範圍」，請選擇擴充，讓整列一起動。中文姓名的排序順序，可能受語言與排序選項影響，請以你的畫面為準。

步驟三：自動篩選，只看想看的資料

現在想找出「還沒繳費的人」，不用慢慢掃，交給篩選。

1. 點選資料表內任一儲存格
2. 資料 → 自動篩選（快捷鍵常見為 Ctrl+Shift+L）
3. 每個欄位名稱旁會出現下拉箭頭，點「繳費狀態」的箭頭
4. 只勾選「未繳費」，按「確定」
5. 畫面只剩 3 筆；要還原，再點箭頭選「全選」或「資料 → 重設篩選」

逐項說明：

1. 列號會變色：篩選後，左邊列號會跳號（例如 1、3、7、8），表示中間的列只是被隱藏，沒有被刪除。
2. 多欄一起篩：在「課程」再選「Calc 入門」，就能找出「Calc 入門且未繳費」的人，範例資料中只有李小華。
3. 條件比較：想篩「金額大於等於 900」，可以用「資料 → 更多篩選 → 標準篩選」設定條件。
4. 只算看得到的資料：在 A13 輸入「可見金額合計」，D13 輸入 =SUBTOTAL(109;D2:D11)。沒篩選時是 8300，篩選「未繳費」後會變成 2500。

圖 2　自動篩選後列號會跳號，其餘列只是被隱藏（示意圖）

小提醒：篩選範圍中間若夾有空白列，Calc 可能只篩到空白列以上的資料；合計請放在資料下方隔一列的位置，避免被當成資料的一部分。SUBTOTAL 的 109 代表「加總且忽略隱藏的列」，細節請發文前以你的版本實測確認。

步驟四：凍結窗格，標題列不跑掉

資料一多，往下捲動時標題列就看不到了，常常忘記某一欄是什麼。「凍結窗格」可以把標題列（或標題欄）固定在畫面上。

【凍結第一列】
1. 點選資料表內任一儲存格
2. 檢視 → 凍結儲存格 → 凍結第一列

【同時凍結第一列與第一欄】
1. 點選 B2 儲存格
2. 檢視 → 凍結儲存格 → 凍結列與欄

【取消】
再選一次同一個功能（會變成取消凍結）

逐項說明：

1. 凍結的位置：「凍結列與欄」會以你選的儲存格為界，它「上方」的列與「左邊」的欄會被固定。選 B2，就是凍結第 1 列與 A 欄。
2. 怎麼測試：本篇範例只有 10 筆，不容易看出差別；可以把資料複製貼上多次變成上百筆，或把視窗縮小，再往下捲動試試。
3. 適用時機：欄位多、資料長的表格，例如名單、帳目、成績。

小提醒：凍結儲存格的子選單名稱可能隨版本略有不同，找不到時請用「搜尋指令」輸入「凍結」。若要讓列印的每一頁都重複標題列，是另外的列印設定，之後做報表時再介紹。

步驟五：資料驗證，從源頭減少輸入錯誤

最後，我們要限制「繳費狀態」只能填「已繳費」或「未繳費」。

【繳費狀態：下拉選單】
1. 選取 E2:E11
2. 資料 → 有效性
3. 「準則」頁籤：「允許」選「清單」，在項目欄每行輸入一個：已繳費、未繳費
4. 勾選「顯示選取清單」
5. 「錯誤警告」頁籤：勾選「顯示錯誤訊息」，動作選「停止」，
   標題輸入「輸入錯誤」，訊息輸入「請從清單選擇」
6. 按「確定」

【金額：只能填 0 以上的整數】
選取 D2:D11 → 資料 → 有效性 → 允許「整數」，資料「大於或等於」，最小值 0

【課程：下拉選單】
選取 B2:B11 → 允許「清單」，項目：Writer 入門、Calc 入門、Impress 入門

逐項說明：

1. 下拉選單：點選儲存格時會出現小箭頭，只要點選就能填入，不必手打。
2. 錯誤警告的動作：「停止」會直接擋下不合規定的輸入；其他動作（如「警告」「資訊」）只是提醒，仍可繼續輸入。
3. 驗證測試：在 E2 試著打「已付」，應該會跳出你設定的錯誤訊息。

圖 3　資料驗證：下拉選單與錯誤警告（示意圖）

接著履行第 12 篇的預告，回到 budget.ods，替品名加上下拉選單：

1. 在預算表選取 A2:A5
2. 資料 → 有效性
3. 「允許」選「儲存格範圍」，來源輸入：$價目表.$A$2:$A$6
4. 確認勾選「顯示選取清單」，錯誤警告動作選「停止」
5. 按「確定」，點 A2 試試看下拉選單

這樣品名不再手打，一定與價目表一致，第 12 篇的查表公式就不容易出現 #N/A 了。

小提醒：資料驗證只會檢查「之後輸入」的內容，設定前就已經存在的資料不會自動被檢查；從別處複製貼上的內容，也可能繞過驗證。選單名稱「有效性」在不同版本可能顯示為「驗證」等不同字樣，找不到請用搜尋指令。

最後存檔：signup.ods 是本篇新增的報名名單（已含排序、篩選、凍結窗格、驗證設定）；budget.ods 的品名欄多了下拉選單。若要交給別人，可另存 signup.xlsx，下拉選單與篩選通常都能保留，建議用 Excel 實際開啟檢查。

常用操作表

操作	位置	用途
排序	資料 → 排序	依一到多個欄位排列資料
自動篩選	資料 → 自動篩選（Ctrl+Shift+L）	在欄位標題加下拉箭頭，只看符合條件的列
標準篩選	資料 → 更多篩選 → 標準篩選	用比較條件（如 ≥ 900）篩選
重設篩選	資料 → 重設篩選	取消目前的篩選條件
凍結第一列	檢視 → 凍結儲存格 → 凍結第一列	固定標題列
凍結列與欄	檢視 → 凍結儲存格 → 凍結列與欄	固定標題列與標題欄
資料驗證	資料 → 有效性	限制輸入內容，製作下拉選單
SUBTOTAL	函數 =SUBTOTAL(109;範圍)	篩選後只加總看得到的列

新手常見問題

Q1：排序後有一欄跟其他欄對不起來，怎麼辦？
多半是只選了單一欄排序。請立刻按 Ctrl+Z 復原，之後只點表內任一格，或在 Calc 詢問時選擇「擴充選取範圍」。

Q2：篩選後有些資料不見了，是被刪掉了嗎？
沒有，只是被隱藏。資料 → 重設篩選，或在下拉箭頭選「全選」就會回來。

Q3：新增的資料沒被篩選到？
可能是中間夾了空白列，或新增的資料在範圍之外。請把資料連續排好，必要時重新套用自動篩選。

Q4：怎麼取消凍結窗格？
再選一次「檢視 → 凍結儲存格」下的同一個功能，它會變成取消凍結。

Q5：設了資料驗證，為什麼還是有人貼上不合規定的內容？
貼上資料可能繞過驗證。建議重要欄位定期檢查，或把「錯誤警告」設為「停止」，並提醒使用者用下拉選單輸入。

小練習

1. 把 signup.ods 依「金額」遞減排序，金額相同時再依「姓名」排序。
2. 同時篩選「課程＝Calc 入門」與「繳費狀態＝未繳費」，確認結果是否只有一人。
3. 用標準篩選找出「金額大於等於 900」的人，應該有 3 人。
4. 同時凍結第一列與第一欄，往右、往下捲動，觀察標題是否固定。
5. 在 budget.ods 的品名欄試著輸入一個不存在的品名，確認會被擋下，再改用下拉選單選回正確品名。

結語

這一篇的重點有三個：資料要整齊排成「一列一筆」、排序是搬動而篩選只是隱藏、資料驗證是事前防呆。把這四個功能組合起來，無論是名單、帳目或成績，都能整理得又快又準。

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