從Microsoft Office 搬家：5 步驟檢查相容性，順利改用 LibreOffice

想從 Microsoft Office 改用 LibreOffice，最擔心的不是不會用，而是「手上幾百份舊檔案打開會不會亂掉」「別人寄來的 docx、xlsx、pptx 能不能正常編輯」「我存給別人的檔案，對方打開會不會跑版」。

這是入門系列的最後一篇，我們把前 21 篇學到的東西串起來，整理成一套搬家檢查清單。本文以 Windows 11 + LibreOffice 26.2 系列（採「年.月」版本編號）示範，也會介紹 26.2 新增的 Markdown 匯入與匯出功能。

文中的圖片為示意圖，不是實際畫面。

小提醒：不同版本或語言設定下，選單與對話框名稱可能略有差異。若找不到文中提到的選項，可以按 Shift+Esc（或「說明」→「搜尋指令」）直接輸入關鍵字尋找。

先搞懂：搬家前的三個觀念

觀念一：「相容」不等於「完全一樣」。文字、表格、圖片、基本公式與樣式，大多能順利轉換；但字型、複雜版面、特殊效果、巨集，可能有差異。目標是「內容與結構正確」，細節要實際檢查。

觀念二：先小量試轉，再大量搬家。不要一次把所有檔案改成新格式，先挑幾份有代表性的，逐一檢查，確認沒問題再擴大。永遠先備份，不要覆蓋原檔。

觀念三：和別人交換檔案要有約定。自己用 ODF 格式（odt、ods、odp）最穩，要給別人編輯時存成 docx、xlsx、pptx，要給別人閱讀時存成 PDF（第 2 篇介紹過）。

圖 1　Office 三大軟體與 LibreOffice 的對應（示意圖）

Microsoft Office	LibreOffice	常見格式
Word	Writer	docx → odt
Excel	Calc	xlsx → ods
PowerPoint	Impress	pptx → odp
（資料庫）Access	Base	需另行評估，不一定能直接轉換

步驟一：盤點要搬的檔案，並先備份

搬家前，先知道自己有哪些檔案、哪些最重要。

1. 在檔案總管，整理出要搬的資料夾，先整個複製一份當備份
2. 打開 Calc，新增試算表，存成 migration-check.ods
3. A1:E1 輸入：檔案名稱、類型、風險、狀態、備註
4. 把常用的檔案一筆一筆列出來
5. 選取「類型」欄 → 資料 → 有效性 → 清單：Word、Excel、PowerPoint
6. 選取「風險」欄 → 清單：低、中、高
7. 選取「狀態」欄 → 清單：待檢查、通過、需調整

逐項說明：

1. 備份是第一步：後面所有試轉，都用副本進行，原始檔案不動。
2. 用 Calc 管理清單：這裡用到第 13 篇的資料驗證下拉選單，以及自動篩選，可以隨時只看「需調整」的項目。
3. 風險怎麼判斷：下一步會說明。含巨集、複雜版面或特殊字型的檔案，風險通常較高。
4. 狀態欄追蹤進度：待檢查、通過、需調整，一目了然。

小提醒：資料驗證的選單名稱請參考第 13 篇，並在你的 26.2 繁中版實際確認。檔案是否能順利轉換，最終仍以你自己的檔案實測為準。

步驟二：用 LibreOffice 開啟，逐項檢查差異

把備份的副本，用 LibreOffice 開啟，依下面的檢查清單逐項對照。

檔案類型	檢查項目	常見狀況與處理
Word → Writer	字型與版面	字型缺失時會被替換，造成分頁改變；改用常見字型
Word → Writer	目錄、頁碼、頁首頁尾	重新更新目錄與欄位，檢查頁碼起始（第 6、7 篇）
Word → Writer	追蹤修訂與註解	通常可保留，但請實際檢查是否完整
Word → Writer	文字方塊、圖案、SmartArt	特殊效果可能改變外觀，必要時重做
Excel → Calc	函數與公式	基本函數相容；較新的函數要逐一確認結果（第 11、12 篇）
Excel → Calc	圖表與樞紐分析表	樣式可能略有差異，數字要核對（第 14、15 篇）
Excel → Calc	VBA 巨集	通常無法直接執行，需要改寫（第 21 篇）
PowerPoint → Impress	母片與版面配置	檢查字型、位置是否跑掉（第 17 篇）
PowerPoint → Impress	動畫與轉場	部分效果可能轉換不同，請實際放映（第 18 篇）
PowerPoint → Impress	嵌入的影音、字型	檔案路徑與編碼容易出問題，請逐一確認

逐項說明：

1. 邊開邊對照：把原檔用原來的軟體也開著，兩邊並排比對，更容易看出差異。
2. 字型是最大宗：字型缺失會讓整份文件的分頁、行距改變，這是跑版最常見的原因。
3. 公式要核對結果：抽幾個重要的儲存格，用計算機或原軟體的結果比對。
4. 巨集不要抱太大期待：Excel 的 VBA 與 LibreOffice 的 Basic 不同，通常需要重寫。
5. 把結果記進清單：在 migration-check.ods 的「狀態」與「備註」填寫：通過，或哪裡需要調整。

圖 2　依內容複雜度判斷搬家風險（示意圖）

小提醒：上表是「常見」的狀況，實際結果會因檔案內容、字型與版本而不同。26.2 也有改善 Excel 剪貼簿相容性等項目，但你的檔案是否順利，仍請自己實測。

步驟三：決定存檔格式的策略

檔案打開沒問題之後，要決定「平常用什麼格式存」。

【自己長期保存】
存成 ODF：odt、ods、odp（資料最完整）

【要給別人編輯】
檔案 → 另存新檔 → 選 docx、xlsx 或 pptx
存完後，再重新開啟檢查一次

【要給別人閱讀、列印】
檔案 → 匯出為 → 匯出為 PDF

【設定預設存檔格式】
工具 → 選項 → 載入／儲存 → 一般
在「文件類型」的對應項目，選擇預設的存檔格式

逐項說明：

1. ODF 最完整：LibreOffice 的所有功能，在 odt、ods、odp 裡都能完整保留；轉成 docx 等格式時，才可能有些許損失。
2. 存成 docx 之後要再檢查：最好重新開啟，看看有沒有變形，才寄給對方。
3. PDF 最保險：只需要對方閱讀時，PDF 最不會跑版。
4. 預設存檔格式：如果大部分夥伴都用 Office，可以把預設存檔格式改成 docx、xlsx、pptx，並留意存檔時的格式警告提示，以免誤存。
5. 政府或機關的要求：公文與公開文件的格式，依各機關的最新公告為準（例如可編輯的文件使用 ODF、不可編輯的使用 PDF 等規定）。

小提醒：「載入／儲存」選項的位置與文字、存檔時是否出現格式警告，請在 26.2 繁中版實際確認。機關規定可能更新，請以官方公告為準，這裡只是方向性說明。

步驟四：試試 26.2 的 Markdown 匯入與匯出

LibreOffice 26.2 新增了 Markdown（.md）的匯入與匯出，對於寫技術文件、部落格草稿的人很方便。先建立一個純文字檔，內容如下，檔名 sample.md：

# 活動說明

## 時程

- 09:00 報到
- 10:00 課程
- 12:00 午餐

**重點**：請攜帶筆電，並提早 10 分鐘抵達。

1. 檔案 → 開啟，選 sample.md
2. Writer 會把 # 與 ## 變成標題、- 變成清單、** 變成粗體
3. 稍微修改內容，存成 sample.odt（保留 ODF）
4. 再用 檔案 → 另存新檔，選 Markdown 格式，存成 sample-out.md
5. 想轉成 Word：另存成 sample.docx，用 Word 檢查

逐項說明：

1. Markdown 是什麼：用簡單符號（# 代表標題、- 代表清單、** 代表粗體）標示格式的純文字，任何文字編輯器都能開。
2. 匯入後的樣式：標題會套用 Writer 的標題樣式（第 4 篇），自動編號與目錄也能照常使用。
3. 匯出回 Markdown：方便把 Writer 的內容放到網站、部落格或程式專案的文件中。
4. 也能從剪貼簿匯入、套用範本：26.2 提供從剪貼簿匯入 Markdown，以及匯入時套用 ODT／DOCX 範本的能力，詳細操作請見官方說明。

圖 3　Markdown 匯入 Writer，再轉成各種格式（示意圖）

小提醒：Markdown 支援的語法範圍、「Markdown」格式在開啟與另存新檔清單中的名稱，以及剪貼簿匯入的操作方式，請在 26.2 繁中版實際測試。複雜的表格、圖片等內容，匯出後可能與預期不同。若你使用的是更早的版本，就沒有這項功能。

步驟五：建立自己的搬家計畫

最後，把前面的檢查整理成一個可以執行的小計畫，建議用兩週試用的方式。

第 1 週：用 LibreOffice 處理新文件，舊檔案維持原樣
  - 挑 3 份最常用的檔案做相容性檢查，結果記在 migration-check.ods
  - 統一字型，整理自己的範本（第 4、17 篇）

第 2 週：逐步擴大
  - 檢查完畢的檔案，另存成 ODF 長期保存
  - 和同事約定：內部用 ODF、對外用 docx／xlsx／pptx 或 PDF
  - 保留原來的 Office 一段時間，作為備援

逐項說明：

1. 並用比一次切換安心：前期兩套軟體並行，遇到問題還能退回去，心理壓力小。
2. 範本與樣式要先整理：把常用的格式做成範本，之後新文件都從範本開始，品質一致。
3. 跟同事、家人說清楚：什麼文件用什麼格式交換，事先講好，可以省下很多麻煩。
4. 保存紀錄：migration-check.ods 就是你的搬家紀錄，也是日後遇到類似問題的參考。

小提醒：兩週只是建議的節奏，請依自己的檔案量調整。正式搬家前，務必再次確認備份完整、重要檔案已實際測試過。

最後存檔：migration-check.ods（搬家檢查清單）、sample.md、sample.odt、sample.docx（Markdown 練習），以及你整理好的檔案備份。

常用操作表

需求	做法	參考篇章
開啟 Office 檔案	直接用 LibreOffice 開啟 docx、xlsx、pptx	第 2 篇
給別人編輯	另存新檔，選 docx、xlsx、pptx，再檢查	第 2 篇
給別人閱讀	匯出為 PDF	第 2 篇
追蹤檢查進度	Calc 清單加資料驗證與篩選	第 13 篇
處理重複的操作	樣式、範本、巨集	第 4、17、21 篇
匯入與匯出 Markdown	開啟或另存 .md（26.2 起）	本篇

新手常見問題

Q1：轉換後版面跑掉了，怎麼辦？
先檢查字型是否缺失，再檢查頁面設定與邊界。若仍有差異，建議存成 PDF 當定稿，再慢慢調整可編輯的版本。

Q2：字型不一樣，是不是 LibreOffice 的問題？
多半是電腦上沒有原本的字型，軟體自動替換了別的字型。在兩邊安裝相同字型，或改用常見的字型，可以大幅減少問題。

Q3：Excel 的 VBA 巨集可以直接用嗎？
通常不行。兩邊的語言與物件模型不同，需要重新用 Basic 或其他方式改寫。

Q4：追蹤修訂與註解會保留嗎？
一般可以保留，但請實際用你的檔案測試，確認修訂內容與作者資訊是否完整。

Q5：Excel 轉過來的公式顯示錯誤？
可能是用了較新的函數，或函數名稱與參數有差異。先查看錯誤訊息（第 11 篇），再對照文件說明修改。

小練習

1. 挑三份自己常用的 docx、xlsx、pptx，用 LibreOffice 開啟檢查，並記錄在 migration-check.ods。
2. 把一份 docx 用 Writer 開啟，另存成 odt，再另存回 docx，用 Word 開啟，比較前後差異。
3. 到「工具 → 選項 → 載入／儲存 → 一般」，看看預設存檔格式目前是什麼，想想是否要調整。
4. 照步驟四建立 sample.md，開啟、修改，再匯出成 PDF。
5. 把「兩週試用計畫」寫成自己的版本，包含要先測試的三份檔案與要約定的對象。

結語

這一篇的重點有三個：相容不等於完全一樣，重要檔案要實際檢查；先備份、小量試轉，再逐步搬家；與人交換檔案要約定好格式。26.2 新增的 Markdown 匯入與匯出，也讓文件工作流程更有彈性。

「LibreOffice 入門系列」到這裡告一段落。從安裝、Writer、Calc、Impress，到 Draw、Base 與巨集，希望你已經能獨立處理日常的文書工作。接下來，我們會把整個系列整理成一篇置頂的「學習地圖」，方便你依序查找與複習。