Writer 合併列印：5 步驟用名單檔大量製作通知單與獎狀

課程結束要發 30 張結業證書，每張只有姓名不一樣；或是要寄 100 封通知信，抬頭都得改成收件人名字。一張一張複製貼上改名字，不但慢，還很容易漏改、改錯。

這是第 8 篇，以 Windows 11 搭配 LibreOffice 26.2 系列示範，沿用 lodemo 資料夾。我們用 5 個步驟，學會「合併列印」：準備一份名單、設計一份範本文件，再一次產生所有人的版本。名單會用到 Calc，本篇只教最基本的輸入，詳細功能之後的 Calc 單元再說明。

文中的圖片為示意圖，不是實際畫面。軟體的選單名稱與對話框文字可能隨版本與語言不同，請以你電腦上的實際畫面為準。

先搞懂：合併列印是怎麼運作的？

合併列印由兩個部分組成：

部分	內容	本篇檔案
資料來源（名單）	一份有欄位名稱的表格，每一列是一個人	names.ods（用 Calc 建立）
來源文件（範本）	固定文字加上「欄位」，欄位位置會被名單內容取代	certificate.odt（結業證書）
合併結果	每個人一份、內容各自不同的文件	certificates.pdf 或個別檔案

三個必懂的觀念：

1. 名單第一列是欄位名稱：名單的第一列要放欄位名稱，之後才找得到欄位。
2. 資料來源要先「註冊」：只需做一次，之後在 Writer 裡就能選用。
3. 欄位是插入的，不是手打的：用 Writer 的欄位功能插入，才會被名單內容取代。

圖 1　名單加上來源文件，合併成每人一份的文件（示意圖）

步驟一：用 Calc 建立名單

1. 開啟 Calc（起始中心 → Calc 試算表）
2. 在第一列依序輸入欄位名稱（儲存格 A1、B1、C1）：
   Name　　　Course　　　　　　　ClassDate
3. 從第二列開始輸入資料：
   王小明　　免費文書軟體入門　　○月○日
   李小華　　免費文書軟體入門　　○月○日
   陳小美　　免費文書軟體入門　　○月○日
4. 檔案 → 另存新檔，存成 lodemo\names.ods
5. 關閉 Calc 視窗

逐項說明：

• 第一列必須是欄位名稱，不要空白或合併儲存格；資料不要留空列。
• 欄位名稱用英文或簡單的字，之後比較不容易出現問題（中文欄位名稱多半也可以，若遇到錯誤再改英文）。
• 日期請依實際日期填寫，這裡的「○月○日」只是示範用的佔位。

小提醒：合併列印時，名單檔建議先關閉，避免檔案被占用而讀取失敗。

步驟二：註冊資料來源

1. 在 Writer 或起始中心，選 檔案 → 精靈 → 位址資料來源
   （File → Wizards → Address Data Source）
2. 資料庫類型：選「試算表」（Spreadsheet）→ 下一步
3. 瀏覽並選擇 lodemo\names.ods → 下一步
4. 因為是試算表，不要按「欄位指定」，直接下一步
5. 資料來源標題：
   位置維持預設或改成 lodemo\students.odb
   名稱輸入：students
   勾選「讓此位址簿可供所有 LibreOffice 模組使用」
6. 按「完成」

逐項說明：

• 註冊只需要做一次，之後所有 LibreOffice 元件都可以選用 students 這個資料來源。
• 這個步驟的目的，是讓 Writer 知道「名單在哪裡、欄位叫什麼」。
• 若之後名單內容有更新，通常只要修改 names.ods 並儲存即可；若新增了欄位，則需要重新註冊。

小提醒：精靈的頁面名稱與按鈕文字依版本而異，若找不到「位址資料來源」，可用搜尋指令（Shift + Esc）輸入「資料來源」或「Address」。

步驟三：設計來源文件並插入欄位

1. 新增 Writer 文件，另存為 lodemo\certificate.odt
2. 格式 → 頁面樣式 → 頁面：方向改為「橫向」，A4
3. 輸入固定文字（可置中、放大字級）：
   結業證書
   茲證明
   （此處插入姓名欄位）
   同學完成
   （此處插入課程欄位）
   課程，特此證明。
   （此處插入日期欄位）
4. 游標放在「茲證明」下一行，按 Ctrl + F2
   （或 插入 → 欄位 → 其他欄位）
5. 切換到「資料庫」分頁
   類型：合併郵件欄位（Mail Merge Fields）
   資料庫選擇：students → 資料表 → Name → 按「插入」
6. 用同樣方式，在對應位置插入 Course 與 ClassDate
7. 按「關閉」

圖 2　欄位會在合併時被名單內容取代（示意圖）

逐項說明：

• 欄位在螢幕上通常顯示成灰底的「<欄位名稱>」，這是正常的，合併後就會被名單內容取代。
• 欄位就像一段會被替換的文字，所以字型、大小、對齊等格式可以像一般文字一樣設定。
• 若插入欄位時看不到 students，請回到步驟二確認資料來源是否已經註冊。

小提醒：Ctrl + F2 的欄位對話框與分頁名稱依版本可能不同；若快捷鍵沒反應，請從「插入 → 欄位 → 其他欄位」開啟。

步驟四：檢查欄位與版面

顯示欄位名稱：
  檢視 → 欄位名稱（Ctrl + F9）
  可在「顯示名稱」與「顯示內容」之間切換

欄位底色：
  檢視 → 欄位底色（Ctrl + F8）

檢查版面：
  設定字級（例如姓名 28 pt）、置中對齊
  用 Ctrl + P 的預覽，確認整份證書排在同一頁內

逐項說明：

• 欄位名稱切換功能可以檢查欄位有沒有插對；欄位底色只是螢幕提示，列印時不會出現。
• 欄位文字長度不同，姓名可能是兩個字也可能是四個字，請預留足夠空間，並盡量置中。
• 版面調整好後，記得存檔 certificate.odt。

小提醒：如果某個欄位顯示成錯誤或空白，請檢查名單的欄位名稱是否與資料來源相符，必要時回頭修改名單並重新註冊。

步驟五：合併並輸出

1. 在 certificate.odt 按 Ctrl + P（檔案 → 列印）
2. 出現「文件含有位址資料庫欄位，要列印通用信函嗎？」→ 選「是」
3. 在「列印通用信函」對話框：
   選擇要列印的記錄（全部或指定幾筆）
   輸出：選「檔案」（若要直接列印則選「印表機」）
   選擇「儲存為單一文件」或「儲存為個別文件」
4. 按「確定」，指定存檔位置，例如 lodemo
5. 開啟合併後的文件，檢查內容，
   再用 檔案 → 匯出為 → 匯出為 PDF，存成 certificates.pdf

圖 3　合併後每位學員各得到一份內容不同的證書（示意圖）

逐項說明：

• 儲存為單一文件會把所有人的證書接在同一個檔案裡，每人一頁；儲存為個別文件則每人一個檔案，檔名可以依資料庫欄位產生。
• 列印前務必先輸出成檔案檢查一遍，確認姓名與內容都正確，再送印以免浪費紙張。
• 要直接送印時，請把輸出改成「印表機」，再選擇正確的印表機與份數。

小提醒：「列印通用信函」對話框的選項、檔案格式與是否可直接輸出 PDF，會因版本不同而有差異，請以實際畫面為準。若合併功能異常，請先確認名單檔已關閉、資料來源已註冊。

常用操作表

快捷鍵／操作	功能
Ctrl + F2	開啟「欄位」對話框，插入合併郵件欄位
Ctrl + F9	顯示或隱藏欄位名稱
Ctrl + F8	顯示或隱藏欄位底色
Ctrl + P	列印或合併（含通用信函提示）
Ctrl + Shift + F4	檢視資料來源（查看名單內容）

新手常見問題

Q1：欄位插入後顯示的是欄位名稱，不是姓名？
這是正常的編輯狀態，合併列印時才會被名單內容取代，可用「欄位名稱」切換檢視。

Q2：看不到我的資料來源怎麼辦？
請確認已完成註冊，並勾選讓所有 LibreOffice 模組使用；必要時重新註冊。

Q3：合併後只有第一筆資料，或全部重複？
請確認列印時是否選擇「全部記錄」，並檢查名單是否有空白列或格式問題。

Q4：名單新增了欄位，Writer 找不到？
新增欄位後需要重新註冊資料來源，讓 LibreOffice 重新讀取欄位。

Q5：可以用來寄電子郵件嗎？
LibreOffice 的合併列印精靈有電子郵件功能，但需要額外設定郵件帳號，不在本篇範圍。

小練習

1. 用 Calc 建立 names.ods，至少三位學員，第一列為欄位名稱。
2. 在 Writer 中註冊 names.ods 為 students 資料來源。
3. 設計 certificate.odt，插入 Name、Course、ClassDate 欄位並調整版面。
4. 切換欄位名稱與欄位底色，檢查欄位是否正確。
5. 合併成單一文件，匯出 certificates.pdf，確認每人一頁、內容正確。

結語

這一篇你學會了：準備名單、註冊資料來源、在來源文件插入欄位，以及合併輸出。記住流程：名單第一列放欄位名、資料來源只需註冊一次、用欄位功能插入欄位、先輸出檢查再列印。

下一篇預告：「Writer 實作：5 步驟製作一份完整的活動企劃書」，我們會把前面學過的樣式、表格、圖片、頁面設定與目錄整合在一起，做出一份可以直接交付的文件。