Calc 公式與常用函數：5 步驟用 SUM、AVERAGE、IF、COUNTIF 算出預算與成績

試算表最厲害的地方，就是「會自己算」：改一個數字，總和、平均、及格與否全部跟著更新。可是新手常常卡在：公式要怎麼寫？為什麼一拖曳公式就算錯？為什麼出現 #NAME? 或 #DIV/0! 這些奇怪的訊息？

這是第 11 篇，以 Windows 11 搭配 LibreOffice 26.2 系列示範，沿用 lodemo 資料夾。我們用 5 個步驟，讓上一篇的 budget.ods 自己算出小計與合計，再做一份成績表，學會 SUM、AVERAGE、IF、COUNTIF 與絕對參照。

文中的圖片為示意圖，不是實際畫面。軟體的選單名稱與對話框文字可能隨版本與語言不同，請以你電腦上的實際畫面為準。

先搞懂：公式與函數

名詞	說明	範例
公式	以等號 = 開頭，用來計算的內容	=B2*C2
運算符號	加 +、減 -、乘 *、除 /	=A1+A2
儲存格參照	用位址代表儲存格，資料改了，結果自動更新	B2、D2:D5
函數	Calc 內建的計算工具，有名稱與括號	=SUM(D2:D5)
範圍	用冒號連接起點與終點，代表一整塊儲存格	D2:D5

三個必懂的觀念：

1. 公式一定要以 = 開頭，否則 Calc 會把它當成一般文字。
2. 用參照，不要把數字寫死：寫 =B2*C2，而不是 =30*40，資料改了結果才會跟著變。
3. 公式要用半形字元：括號、逗號、引號、等號都必須是半形，輸入法切到中文全形時最容易出錯。

圖 1　一個公式的組成：等號、函數名稱、範圍與括號（示意圖）

步驟一：寫第一個公式，並向下複製

1. 開啟 lodemo\budget.ods
2. 點選第一筆資料的「小計」儲存格（例如 D2），輸入：
   =B2*C2
   按 Enter
3. 再點選 D2，拖曳右下角填滿控點往下，直到最後一筆資料
4. 點選 D3、D4，觀察公式列的變化

圖 2　複製公式時，相對參照會自動跟著位置改變（示意圖）

逐項說明：

• 輸入公式後，儲存格顯示的是計算結果，公式本身則顯示在公式列。
• 向下複製後，D3 會自動變成 =B3*C3、D4 變成 =B4*C4，這叫做相對參照：複製到哪一列，參照就跟著移到哪一列。
• 想檢查整張表的公式，可以用「檢視 → 顯示公式」切換（快捷鍵通常是 Ctrl + `，依鍵盤配置而異）。

小提醒：公式裡的字元必須是半形。若輸入法在全形狀態，輸入的「＝」或「（」會被當成文字，公式不會生效。

步驟二：用 SUM 加總

1. 點選「合計」列的小計儲存格（例如 D6）
2. 輸入：=SUM(D2:D5)，按 Enter
   （或選取 D2:D6 後，按工具列的「Σ」，或快捷鍵 Alt + =）
3. 修改任一個單價或數量，觀察合計是否自動更新

逐項說明：

• SUM 會把範圍內所有數字加起來，範圍可以用滑鼠拖曳選取，Calc 會自動填入位址。
• 範圍內若有文字或空白格，SUM 會自動略過，不會出錯。
• 公式要包含全部資料列，新增資料列時，請記得檢查範圍有沒有包含新資料。

小提醒：快捷鍵 Alt + = 的行為依版本與鍵盤配置而異，若沒有反應，直接點工具列的「Σ」或手打公式即可。